Elektronische Signaturen sind die logische Weiterentwicklung der handschriftlichen Signaturen in einer digitalen Welt. Elektronische Unterschriften haben viele Vorteile, weshalb sie in naher Zukunft der Standard im digitalen Vertragswesen sein werden. Hier erklären wir, was eine elektronische Signatur genau ist, wo ihre Vorteile liegen und wie man sie erstellen und nutzen kann.
Elektronische Signatur ist schon ein weit verbreiteter Standard beim Vertragsabschluss (Foto: pixabay.com/suvp).
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine Unterschrift, die man digital tätigt. Im Gegensatz zur handschriftlichen Signatur kommen dabei also nicht Papier und Stift zum Einsatz, sondern ein digitales Zertifikat. Dieses Zertifikat ist mit der Identität der unterschreibenden Person fest verknüpft und darf nur von geprüften Authentifizierungsstellen (sog. Trust Service Providern) ausgestellt werden. Was dieses Zertifikat beinhalten soll, ist gesetzlich vorgeschrieben. Es muss gewährleisten, dass es fälschungssicher ist und man es nicht kopieren kann. Leistet man eine Unterschrift mit einem solchen Zertifikat, spricht man auch von einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Die QES ist die Signatur mit der höchsten Beweiskraft und die einzige elektronische Signatur, die vor Gericht denselben Tatkraftbestand hat wie eine handschriftliche Signatur. Unterschreibt man ein Dokument mit einer QES, sieht man auf dem Dokument also keine handgeschriebene Signatur. In das Dokument wird vielmehr das Zertifikat eingebettet, das bestätigt, dass die unterschreibende Person zu einem bestimmten Zeitpunkt das Dokument unterschrieben hat. Nachträgliche Veränderungen an dem Dokument sind möglich. Müssen nachträglich Änderungen vorgenommen werden, müssen alle Beteiligten das Dokument erneut unterschreiben. So ist eine absolute Transparenz bei Vertragsunterzeichnungen gewährleistet.
Warum sind elektronische Signaturen mittlerweile so wichtig?
Elektronische Signaturen nehmen einen immer höheren Stellenwert ein. Anstatt ein Dokument per Post ans andere Ende der Welt zu schicken, versenden Unternehmen, die digital tätig sind, mittlerweile lieber elektronische Dokumente und fordern die Unterschriften elektronisch ein. Das hat gleich mehrere Vorteile:
– Es lassen sich Ressourcen sparen (Kosten für Papierdokumente, Versandkosten, Reisekosten (wenn man sich zur Vertragsunterzeichnung treffen müsste))
– Es spart Zeit, da ein Dokument schnell elektronisch versendet, unterschrieben und wieder zurückgesendet ist
– Durch die gesparte Zeit erfolgt der Vertragsabschluss schneller, was sich positiv auf alle Beteiligten auswirkt
– Die qualifizierte elektronische Signatur ist international anerkannt und hat überall rechtlichen Bestand
– Vertragsänderungen können von allen Beteiligten eingesehen und nachverfolgt werden
Auch im privaten Bereich trifft man immer häufiger auf elektronische Unterschriften. So lassen mittlerweile viele Maklerfirmen Mietverträge digital von ihren zukünftigen Mietern unterschreiben. Viele Personalabteilungen in Unternehmen versenden ihre Arbeitsverträge digital und lassen diese von ihren künftigen Angestellten digital unterschreiben. Die elektronische Signatur bringt einem Unternehmen daher nicht nur mehr Effizienz und eine höhere Kostenersparnis, sondern trägt auch zu einem geringeren CO2-Fußabdruck bei. Für umweltbewusste Kunden, Geschäftspartner und potenzielle Mitarbeiter kann eine solche Umweltfreundlichkeit ein ausschlaggebendes Kriterium für die Zusammenarbeit sein.
Mit der E-Signatur spart man Zeit und steigert den Produktionsprozess (KI-Foto: freepik.com)
Wie erhält man ein Zertifikat zum Tätigen einer elektronischen Unterschrift?
Was sich kompliziert anhört, ist in der Praxis ganz einfach, denn ein QES-Zertifikat lässt sich schnell und unkompliziert erstellen. Erhält man ein Dokument, das man elektronisch unterschreiben soll, ist dort schon ein Link integriert. Über diesen gelangt man zu einer Authentifizierungsseite. Dort identifiziert man sich mit Reisepass oder Personalausweis, und erhält daraufhin ein fälschungssicheres QES-Zertifikat. Dieses Zertifikat fügt man dann einfach and die entsprechende Stelle im Vertragsdokument ein. Fertig ist die Unterschrift. Wer möchte, kann sich auch bei einem Trust Service Provider ein QES-Zertifikat erstellen lassen. Dieses ist über einen unbegrenzten Zeitraum gültig und kann überall zum elektronischen Unterschreiben genutzt werden.
Wohin geht der Trend bei elektronischen Unterschriften?
Man kann davon ausgehen, dass sich elektronische Unterschriften gegenüber den handschriftlichen Unterschriften durchsetzen werden. Einzige Ausnahme (zumindest noch in Deutschland und der Schweiz), die eine Signatur von Hand erfordert, ist das Testament. Abgesehen davon werden in Zukunft digitale Unterschriften der Signatur-Standard sein. Mit der Weiterentwicklung von Blockchains ist in Zukunft auch denkbar, dass Verträge direkt dort gespeichert und per Smart Contract aufgesetzt und die Unterschriften dort gespeichert werden. Da in vielen Ländern schon digitale Identitäten zum Alltag gehören (auch in der EU), kann die elektronische Unterschrift in Zukunft Teil dieser Identität werden. In Deutschland gibt es bereits den Online-Ausweis, der EU-weit anerkannt ist und zur Identifizierung in sämtlichen EU-Ländern genutzt werden kann. Die digitale Signatur kann man mit dem Online-Ausweis verknüpft werden, wodurch das elektronische Unterschreiben von Dokumenten noch leichter wird.
